Manual
YOMITORI DocuTask 簡易操作マニュアル
最終更新: 2026-06-09
書類登録、AI抽出確認、タスク、リマインド、管理者設定までを 画面ごとに確認できます。役割バッジを目印に、必要な箇所から読んでください。
1. 基本の流れ
- 1【書類を登録】で書類を登録する
- 2【AI抽出確認・承認】でAI抽出結果を確認する
- 3必要に応じて内容を修正する
- 4承認してタスク作成を押す
- 5【タスク一覧】と【リマインド】で対応を進める
- 6必要に応じて【監査ログ】で操作履歴を確認する
重要
2. ログイン
【ログイン】画面から、Googleアカウントまたはメール認証でログインします。
| Googleアカウント | Googleでログインを押します。 |
|---|---|
| メール認証 | メールアドレスを入力し、届いたログインリンクからアクセスします。 |
メール認証のログインリンクには有効期限があります。期限切れになった場合は、もう一度メールアドレスを入力してください。
3. ダッシュボード
【ダッシュボード】は、ログイン後に最初に見る画面です。現在の状況や、次に自分が起こすべきアクションがひと目で分かります。
| クイックナビ | 失敗書類、承認待ち、期限切れなどのアラートが表示されます。最初に確認すると迷いにくくなります。 |
|---|---|
| 次に対応すべき項目 | 承認待ち、未処理一覧、期限間近、リマインド |
| 状況把握 | 最近の書類、今月の利用状況 |
| メニュー | 書類登録、台帳設定、タスク一覧、監査ログ、利用状況など |
4. 初期設定
【初期設定】は、運用開始前に必要なマスタ登録や、システムの稼働状況を確認する画面です。一般の担当者は通常、設定を変更する必要はありません。
| マスタ登録 | 管理対象の登録、取引先の登録、担当者の登録 |
|---|---|
| 通知・運用 | リマインド設定、未処理件数、失敗中ジョブ件数 |
| 接続状態 | データベース(Neon)、ストレージ(R2)、AI(OpenAI)、メール送信、決済(Stripe)、定期実行(Cron)、Webhookなど |
トラブルシューティング
5. 台帳設定
【台帳設定】では、書類に紐づける【管理対象】と【取引先】を登録します。
管理対象
| 種別 | 物件、施設、店舗、テナント、事務所、その他など |
|---|---|
| 名称 | 管理対象の名前 |
| コード | 任意。社内の物件番号、施設ID、店舗コードなど |
| 住所 | 所在地 |
| メモ | 補足情報 |
| 上位管理対象 | Proプラン以上で利用する拠点・階層管理 |
管理対象の種別追加
標準の種別に当てはまらない場合は、種別のプルダウンから＋種別を追加を選びます。
不要になった追加種別は、追加済み種別の削除ボタンから削除できます。削除した場合、その種別を使っていた登録済みデータは自動的に【その他】へと変更されます。データ自体は削除されません。
取引先
| 種別 | 行政・自治体、業者、保険会社、リース会社、その他など |
|---|---|
| 名称 | 取引先名 |
| 担当者 | 取引先側の担当者名 |
| メール | 連絡先メールアドレス |
| 電話 | 連絡先電話番号 |
| 住所 | 所在地 |
| メモ | 補足情報 |
取引先の追加種別も同じく、削除した場合は該当データが自動的に【その他】へと変更されます。データ自体は削除されません。
6. 担当者管理
チーム運用では、担当者を登録しておくことで、【AI抽出確認・承認】や【タスク一覧】で担当者を割り当てられます。
| タスク割当 | 誰が対応するかを明確にできます |
|---|---|
| リマインド通知 | 担当者へ期限前の通知を送れます |
| 未割当確認 | 担当者が決まっていないタスクを見つけやすくなります |
| 証跡管理 | 誰が確認し、誰に割り当てたかを残せます |
7. 書類を登録
【書類を登録】では、PDF、画像、メール本文などを登録できます。
| PDFアップロード | 点検報告書、契約書、通知書など |
|---|---|
| 画像アップロード | スキャン画像、スマートフォンで撮影した書類など |
| メール本文貼り付け | 自治体からのメール、業者からの更新案内、社内チャットの依頼文など |
| タイトル | 書類名。空欄の場合、ファイル名や本文先頭から候補が入ることがあります。 |
|---|---|
| 取引先 | 書類の発行元や関係先 |
| 管理対象 | 対象となる物件、施設、店舗、テナントなど |
| メール本文・通知文 | テキストで届いた内容を貼り付けます |
| PDF・画像ファイル | 原本ファイルを登録します |
知っておくと便利な機能: 一時保存
8. AI抽出確認・承認
【AI抽出確認・承認】は、AIが解析した結果を人間がチェックし、正式なタスクとして確定させる最重要の画面です。画面の左側に原本、右側にAIの抽出結果が表示されます。
| 基本情報 | 書類タイトル、書類種別、要約、重要事項、管理対象 |
|---|---|
| アラート・変化 | 期限、提出物、注意点、過去書類との差分 |
| アクション | タスク候補、タスク名、説明、期限、優先度、担当者、リマインド日 |
重要
書類種別の追加
標準の書類種別に当てはまらない場合は、書類種別のプルダウンから＋種別を追加を選びます。 不要になった追加書類種別は削除できます。削除した場合、その書類種別を使っていた登録済み書類は自動的に【その他】へと変更されます。書類データ自体は削除されません。
管理対象の紐づけ
管理対象が未設定の場合、後から書類を探しにくくなる可能性があります。 承認前に、対象となる物件、施設、店舗、テナントなどを選択してください。
タスク候補
| タスク名 | 対応すべき内容 |
|---|---|
| 説明 | 補足説明 |
| 期限 | 対応期限 |
| 優先度 | 低、通常、高、至急 |
| 担当者 | 対応する人 |
| リマインド日 | 期限の何日前に通知するか |
| 承認時に作成 | 承認時にタスクとして作るかどうか |
内容を確認したら 承認してタスク作成を押します。承認すると、書類の状態が承認済みになり、作成対象のタスクが【タスク一覧】に追加されます。
9. 未処理一覧
【未処理一覧】では、まだ処理が必要な書類やタスクをまとめて確認できます。
| AI未抽出 | 登録後、まだAI抽出が終わっていない書類 |
|---|---|
| 承認待ち | 人による確認・承認が必要な書類 |
| 抽出失敗 | AI抽出や登録処理に失敗した書類 |
| 未完了タスク | まだ完了していないタスク |
| 期限超過 | 期限を過ぎたタスク |
| 担当未設定 | 担当者が割り当てられていないタスク |
優先処理が有効な場合は、期限切れ、期限接近、注意点ありなどをもとに、重要度順に表示されます。
10. タスク一覧
【タスク一覧】では、承認時に作成された対応タスクを確認・更新できます。
| ステータス変更 | 未着手、対応中、完了などに変更します |
|---|---|
| 担当者変更 | 対応する人を変更します |
| 期限変更 | 対応期限を変更します |
| 優先度変更 | 低、通常、高、至急を変更します |
| タスク削除 | 不要なタスクを削除します |
期限切れ、本日期限、今週対応、担当者未設定などの条件で確認できます。
11. リマインド
【リマインド】では、タスクに紐づいた通知予定や送信結果を確認できます。
| 全て | すべてのリマインド |
|---|---|
| 期限切れ | 予定時刻を過ぎたリマインド |
| 本日 | 今日送信予定のリマインド |
| 予定リマインド | 今後送信予定の通知 |
| 送信失敗 | メール送信に失敗した通知 |
タスクが完了済みになった場合、そのタスクに対する未送信リマインドは送信対象から外れます。
12. 監査ログ
【監査ログ】では、主な操作履歴を確認できます。一般の担当者が日常的に確認する画面ではありません。
| 書類承認 | 誰がいつ承認したか |
|---|---|
| タスク作成 | 承認時に何件タスクを作成したか |
| リマインド送信 | いつ通知を送ったか |
| リマインド再送 | 誰が再送したか |
| 課金・プラン関連 | プラン変更、追加パック購入など |
| API/Webhook関連 | 外部連携の送信履歴など |
13. 利用状況・プラン
【利用状況・プラン】では、現在のプラン、今月の利用状況、追加パック、プラン別の機能差分を確認できます。
| 現在のプラン | Personal、Business、Pro、Enterpriseなど |
|---|---|
| 今月の書類登録数 | 当月に登録した書類数 |
| 残り登録可能数 | 今月あと何件登録できるか |
| 追加パック | 上限を超える場合の追加購入 |
| プラン変更 | 上位プランへの変更 |
| 解約予定 | 解約予定の有無 |
| 機能差分 | プランごとに使える機能 |
利用できない機能はグレーアウトされ、対象プランの案内が表示されます。
14. API/Webhook
【API/Webhook】は、YOMITORI DocuTaskで解析・登録した書類やタスクを、外部システムに連携するための機能です。
一般利用者が日常的に操作する画面ではありません。運用する場合は、システム管理者と相談してください。
| APIキー管理 | 外部システムからデータを参照するためのキーを管理します |
|---|---|
| 書類API | 外部システムから書類一覧を参照します |
| タスクAPI | 外部システムからタスク一覧を参照します |
| Webhook | 書類承認、タスク作成、リマインド送信などを外部へ通知します |
| 送信履歴 | Webhookの成功・失敗を確認します |
重要
15. よくある操作
書類を登録してタスク化する
- 1【ダッシュボード】から【書類を登録】を開く
- 2PDF、画像、またはメール本文を登録する
- 3AI抽出を実行する
- 4確認から【AI抽出確認・承認】を開く
- 5書類タイトル、種別、要約、期限、タスク候補を確認する
- 6必要に応じて修正する
- 7承認してタスク作成を押す
- 8【タスク一覧】または【未処理一覧】で作成されたタスクを確認する
知っておくと便利な機能: 後から台帳追加
- 1【書類を登録】画面内の台帳設定または取引先設定ボタンを押す
- 2【管理対象】または【取引先】を追加する
- 3書類登録へ戻るを押す
- 4入力途中の内容が復元されていることを確認する
- 5登録を続ける
期限切れタスクを確認する
- 1【ダッシュボード】で期限切れまたは期限間近の案内を見る
- 2【タスク一覧】または【未処理一覧】を開く
- 3対象タスクの内容、期限、担当者を確認する
- 4対応が終わったらステータスを完了にする
送信失敗したリマインドを確認する
- 1【ダッシュボード】または【リマインド】を開く
- 2「送信失敗」のステータスになっているリマインドを確認する
- 3エラーの原因を確認する
- 4修正後、必要に応じて再送を押す
主な原因は、担当者のメールアドレス誤り、送信元メールサーバーの設定不備、外部メール送信サービスの制限などです。
16. 注意事項
| AI抽出結果は必ず人が確認する | AIが誤って期限や提出物を読み取る可能性があります |
|---|---|
| 期限や提出物は原本と照合する | 業務上の期限漏れを防ぐためです |
| 書類種別、管理対象、取引先を設定する | 後から検索・確認しやすくなります |
| 担当者未設定のタスクを放置しない | 通知や引き継ぎが漏れやすくなります |
| 不要な追加種別の削除に注意する | その種別を使っていたデータは自動的に【その他】へと変更されます。データ自体は削除されません |
| API/Webhookは管理者が扱う | 外部システム連携に関わる重要設定のためです |
17. 問い合わせ時に伝えるとよい情報
| 発生した画面名 | 【書類を登録】、【AI抽出確認・承認】など |
|---|---|
| 操作した日時 | 2026-06-09 10:30頃 |
| 書類IDまたはタスクID | URLに含まれるUUIDなど |
| 表示されたエラー | 画面上のエラーメッセージ |
| 登録したファイル形式 | PDF、PNG、JPEG、メール本文など |
| 対象の管理対象・取引先 | 物件名、施設名、取引先名など |
| 利用中のプラン | Personal、Business、Pro、Enterpriseなど |
| 初期設定画面の確認結果 | 運用チェック項目の表示内容 |
書類IDは、【AI抽出確認・承認】画面のURLに含まれるUUIDです。